Zmiana administratora

Z początkiem września mamy nowego administratora, panią Anię. Stosowne informacje zostały umieszczone w gablotach na parterze. Telefon do administratora pozostał bez zmian. Niestety pani Olena odeszła z pracy, a zawsze przy takich zmianach trzeba kilku dni na ogarnięcie rozpoczętych tematów, stąd opóźnienia w realizowaniu uchwał przegłosowanych w czerwcu (końcówka pracy pani Oleny). Udzielamy pani Ani naszego wsparcia i wszystko będzie dobrze :-) A.K.

Spotkanie u administratora

Wczoraj spędziliśmy trzy godziny na konsultacjach u Zarządcy, z czego godzinę na rozmowie z Prezesem, półtorej z naszą panią Administrator i na koniec pół godziny z panią Księgową. Poruszyliśmy sporo tematów, a najważniejsze z nich zebrane są poniżej:

1. Rozliczenie roczne 2015 roku;

2. Propozycja PG na 2016 rok i nasze do niego uwagi;

3. Dłużnicy, gdzie jesteśmy, jakie kroki wykonujemy – jedna sprawa u komornika, druga czeka na uprawomocnienie;

4. Rozliczenie liczników wody od czerwca 2015 – dlaczego nie ma w e-kartotece? - na stronie jest zakładka (kafelek) do samodzielnego podawania liczników (we wspólnotach, w których tak to jest zorganizowane), u nas odczyty są dokonywane drogą elektroniczną raz na kwartał. Otrzymaliśmy zapewnienie, że jeśli uda się zablokować możliwość edycji stanu liczników to zostanie ta opcja włączona (czyli byłoby to niejako użycie narzędzia do innego celu niż służy) i będziemy mogli odczytać je w kafelku "Stany liczników";

5. Podatek do gminy, na czym stoimy – na dniach będzie informacja jak się zachować. Zwłoka wynikała z oczekiwania na interpretację przepisów od Gminy, która to przyszła dopiero w połowie lutego;

6. Przegląd gazowy;

7. Protokoły Schindlera;

8. Projekty uchwał [...];

9. Zaginione maile [...];

10. Działania zapomniane:

10.1. Ista (!) - temat był analizowany przez Zarządcę, zebrane ilości zaworów zamontowanych i niezamontowanych. Ostatecznie odpuszczamy temat, gdyż nic nie ugramy. Ista zwróciła nam kasę za zawory i tak to zostawimy, niemniej czujemy się z tym źle: złapaliśmy złodzieja za rękę ale jesteśmy bezsilni...

10.2. parapety na klatkach – brak konkurencyjnych ofert, robótka chyba zbyt mała ifirmy nie przysyłają swoich propozycji... Dziwna sytuacja...

10.3. montaż dodatkowego oświetlenia przy wejściu do klatki;

10.4. UDT;

11. Tematy inne

11.1. palacze papierosów na klatkach schodowych;

11.2. uszkodzony słupek(ki) na łuku drogi (ZdiZ) – zdemontowany ale nie zamontowany nowy;

11.3. zawory zwrotne instalacji wodnej (na wejściu do budynku i przed zaworami cyrkulacyjnymi), wyjaśnienie zasadności ich montowania – "odmulacz" przepuszcza czystą wodę do rur, przez co nie będą nam się zatykały perlatory jak i nie będą się niszczyły zawory kulowe. Dodatkowo 9 kwietnia będzie u nas inspektor i ma przeprowadzić ocenę, co nam potrzebne i dlaczego (zawory zwrotne, przeciwskażeniowe itp.).

11.4. oszacowanie rozliczeń naszych wydatków i innych, przykładowych WM. Płacimy dużo czy mało?

11.5. własny węzeł wymiennikowni? Jakaś pomoc w oszacowaniu? - Temat dla Zarządcy jest znany ale zaczniemy od warunków technicznych z OPEC na podłączenie własnego węzła. Bez takiego papierka nie ma co tracić czasu na jakiekolwiek dywagacje.

11.6. instrukcja ppoż na klatkach schodowych – jeśli w stopce jest data 2010 to jest aktualna;

11.7. wymiana żarówek (w związku z brakiem konserwatora) – będzie wymieniała firma sprzątającą;

11.8. jak tam bank AliorBank? - niestety, ale czeka nas zmiana banku – będzie taniej i solidniej (w 2015 kosztował nas 594 zł...);

11.9. jak tam nasz kredyt w GetIn Bank? - [...] !@#!%#$% [...] Księgowa stanęła na głowie i policzyła. Jesteśmy na plusie;

11.10. dostęp Zarządu do e-kartoteki – mamy i się sprawdza;

11.11. jak umieścić uchwały w e-kartotece – w e-kartotece kafelek „Uchwały” nie służy do umieszczania archiwalnych uchwał a do głosowania nad nowymi, które automatycznie zostają w tym miejscu po ich uchwaleniu (bądź nie). Innymi słowy, nasze stare uchwały umieścimy w „Dokumentach” w utworzonej zakładce „Uchwały archiwalne”;

12. Tematy na później [...]


To tyle w telegraficznym skrócie.

A.K.

Spotkanie u administratora

W poniedziałek spędziliśmy w nowej siedzibie Administratora 4,5 godziny. Poruszyliśmy w sumie 17 tematów, z czego najważniejsze to rozliczanie wydatków za 2015 rok w obecności księgowej. Pozostałe tematy dotyczyły bieżącej działalności Wspólnoty oraz kilku spraw zaległych, ale dopóki nie możemy określić stanu faktycznego, nie będziemy umieszczać jawnie o tym informacji.
Ustaliliśmy, że następne spotkanie w piątek o 9:30 u nas.

Wizyta u administatora

Pięć godzin spędziliśmy intensywnie omawiając najbliższe działania administratora. Przez pierwsze półtorej godziny tematy dłużników oraz ocieplenia budynku były omawiane z naszym mecenasem. Mimo, że temat ocieplenia jest w bardzo wielu tematach zabagniony, został nakreślony kierunek działań dla nas najbardziej korzystny. Co do działań przeciwko dłużnikom - temat jest prosty i wielokrotnie przerabiany przez kancelarię, więc usłyszeliśmy, że to już tak wytarty szlak, że nie ma się czym przejmować. Konsekwencje dla zadłużonych wahają się od od ponoszenia kosztów sądowych (i komorniczych) po licytację lokalów włącznie. Zostawiamy to specjalistom. Przy okazji księgowa poinformowała nas, że kolejny lokal wpadł na listę do ostrzału - punkt dla PGZN, gdyż w poprzedniej firmie to dzięki nam wyszło, że mamy dłużników (!).
Kolejne trzy i pół godziny omawialiśmy listę trzydziestu jeden punktów tematów, z jakimi chcielibyśmy się uporać w jakimś nieodległym czasie. Począwszy od kwestii formalnych, poprawek w funkcjonowaniu samego Zarządu, realizacji podjętych uchwał, kontroli i weryfikacji instalacji w budynku itp. a kończąc na drobiazgach jak np. opis zaworów w piwnicy (jak to rozwiązał Veidik widzimy). Każdy punkt trzeba było szczegółowo omówić, gdyż było to w zasadzie nasze pierwsze spotkanie robocze (poza spotkaniami w naszych mieszkaniach przy okazji wizyty w WM) i trzeba było precyzyjnie określić, czego się spodziewamy. Przy czym odwrotnie niż do tej pory, otrzymywaliśmy w wielu tematach od razu odpowiedzi lub propozycje rozwiązań.
Na koniec ponownie została poproszona do rozmowy nasza pani księgowa. Wyjaśniliśmy nasze obawy co do nazewnictwa pozycji w rozliczeniu sugerując, że może by się dało coś zrobić by to zmienić np. określenie "Konserwacja" miała by być określona tak jak w naszym Planie gospodarczym: "Obsługa techniczna", przez co ta pozycja nie byłaby mylona z inną pozycją, czyli konserwacją bieżącą wykonywaną przez konserwatora. Ku naszemu zdziwieniu pani Ewa powiedziała, że nie ma problemu, dokona zmian i na następnym zawiadomieniu o wysokości opłat będzie jak sugerujemy. No proszę. Da się... Nie taki obraz księgowych do tej pory mieliśmy :-) Poprosiliśmy o zestawienie finansowe z uwzględnieniem "gotówki do użycia" w poszczególnych pozycjach (fundusz celowy, remontowy, obsługa techniczna). "Oczywiście, jutro panowie dostaną zestawienie"... Tu już nie udało nam się ukryć zdziwienia. Przez rok słyszeliśmy w poprzedniej firmie, że takiego zestawienia nie da się zrobić, gdyż "księgowość jest procesem ciągłym" i podobne ogólniki (mamy to na piśmie). Ale to już przeszłość, z czego jesteśmy niezmiernie zadowoleni.


Patrząc na naszą listę można w zasadzie stwierdzić, że poważnych spraw to jest raptem trzy. Limes, ocieplenie i dłużnicy. Pozostałe to mniejsze bądź większe drobiazgi... Ale właśnie z drobiazgów składa się długa lista. I jakoś te drobiazgi, których nie potrafił popchnąć wykończyły Veidik :-) Wygląda, że to się nie powtórzy.



Zanim się pożegnaliśmy, dwie drobne sprawy zostały załatwione od ręki a w trzeciej, wałkowanej od półtora roku i uznanej za niemożliwą do zrealizowania przez poprzednią firmę (a za którą po prostu wzięliśmy się sami i prawie zakończoną przekazaliśmy PGZN) otrzymaliśmy informację, że administrator jest umówiony na środę w celu przeprowadzenia ustaleń końcowych. Czegoś takiego jeszcze nie widzieliśmy!

Po spotkaniu byliśmy wszyscy wykończeni. Pięć godzin w pełnym skupieniu i bez przerw...




Przy okazji zapraszam na stronę  https://www.e-kartoteka.pl, gdzie w przejrzysty sposób można zobaczyć m.in. jak kształtują się nasze wydatki. Na dniach będziemy tam umieszczać dokumenty dla naszych mieszkańców.

A.K.

Nowy administrator

Stało się to, o czym wcześniej informowaliśmy - mamy nowego administratora. Od 1.sierpnia jest nim Pomorska Grupa Zarządców Nieruchomości. Osobą-opiekunem naszej WM jest pani Joanna, ale to już zostało wszystkim przedstawione w informacji dostarczonej do skrzynek pocztowych.

Na ten moment następuje jeszcze przejmowanie całości dokumentacji od poprzedniego administratora, co potrwa ok. dwóch tygodni, przy czym bieżące umowy, zobowiązania itp. są już analizowane przez Grupę i po jej zakończeniu otrzymamy propozycje zmian. Tego poprzedni administrator nam nie dał...

Przede wszystkim zostanie wykonany krok mający na celu oszczędności finansowe, którego nie wykonał Veidik (pomimo wyraźnego polecenia szefa firmy wydanego swojemu pracownikowi, ale to już historia). Jesteśmy w nowym punkcie i ku naszemu zaskoczeniu propozycję wykonania tego kroku (do którego sami dochodziliśmy godzinami ślęczenia, liczenia i kontaktów osobistych) otrzymaliśmy zanim sami poruszyliśmy ten temat... Na ten moment czekamy na wyniki analizy naszych umów, faktur i statusu.

Analiza... Można się śmiać, ale metodyka przejmowania Wspólnoty przez Grupę nas zaskoczyła. Punkt pierwszy: pieczątka... "Chwileczkę, posługujecie się niewłaściwie skonstruowaną pieczątka..." - to usłyszeliśmy od szefowej na spotkaniu... Nie jest problemem, że przez tyle lat nikt tego nie zauważył ale że Veidik nie zauważył... Punkt dla Grupy :-)


A.K.